Корпоративные мероприятия: какие документы понадобятся
Если вы хотите, чтобы и на вашей улице был праздник,
поселитесь на той улице, где уже есть праздник.
Ефим Шпигель
Поводов для веселых корпоративов немало: Новый год, 8 Марта, окончание большого проекта, день рождения фирмы и т.п. И если для большинства работников это лишь приятное времяпрепровождение, для другой части сотрудников это работа по организации праздника и хлопоты, связанные с отражением в учете расходов на него. Поэтому, чтобы помочь последним, рассмотрим, какие документы понадобятся при проведении на предприятии корпоратива и приведем образцы их оформления
НКУ против отражения расходов на корпоратив среди налоговых расходов и права на налоговый кредит по НДС по товарам и услугам, использованным при организации или проведении праздника (пп. 139.1.1, п. 198.3 НКУ). Однако это останавливает не всех бухгалтеров. Мы также придерживаемся такой позиции: если постараться и добавить немного праздничной магии, можно попытаться доказать, что расходам на корпоратив место среди налоговых. На выбор можем предложить следующие расходы:
- расходы на сбыт. А именно как расходы на рекламу и исследование рынка (маркетинг), на предпродажную подготовку товаров (пп. «г» пп. 138.10.3, п. 140.1.5 НКУ);
- расходы на обслуживание и управление предприятием. Поскольку к таким относятся, в частности, общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы, расходы на проведение годовых и прочих собраний органов управления, представительские расходы (пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ).
При таких обстоятельствах и право на налоговый кредит по НДС сохраняется (пп. «а» п. 198.1 НКУ).
Таким образом, возможны четыре варианта:
Вариант 1. Корпоратив как праздник (развлечение) — в налоговом учете не отражается.
Вариант 2. Корпоратив как часть рекламного мероприятия — как расходы на рекламу.
Вариант 3. Корпоратив как собрание коллектива — как админрасходы.
Вариант 4. Корпоратив как встреча с иностранными или отечественными делегациями — как
админрасходы.
И если первый вариант требует только формального оформления, для остальных трех необходимо тщательное документальное обоснование. Какое именно — рассмотрим далее.
Заметьте!
В случае если вы все же хотите отвоевать возможность показать расходы на корпоратив среди налоговых и отстоять налоговый кредит, тогда в документах ни в коем случае не стоит употреблять таких формулировок, как «праздник», «корпоратив», «корпоративное мероприятие» и т.п. Следует использовать сугубо деловые формулировки, которые не дадут оснований проверяющим считать понесенные расходы не связанными с хозяйственной деятельностью.
Пока что ни в НКУ, ни в прочих нормативных актах не найти четкого перечня документов, которые следует составлять при проведении рекламных мероприятий, годовых собраний или встреч с делегациями, чтобы потом беспрепятственно отразить расходы на их проведение среди налоговых. Поэтому мы рассмотрим документы, которые чаще всего составляют на практике, для того чтобы оставить данные расходы в налоговых и правильно показать их в бухучете.
Корпоратив как праздник
Расходам на такие мероприятия не попасть в налоговые, поскольку они не связаны с хоздеятельностью предприятия, в частности, не направлены на получение дохода (пп. 14.1.36НКУ). Поэтому документальное оформление такого корпоратива нужно только для целей отражения в бухгалтерском учете. Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты их осуществления (ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV). Поэтому здесь можно ограничиться следующими документами.
1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении корпоратива. В нем следует указать цель, повод для праздника и ответственных за его организацию.
Например, в данном случае могут быть указаны следующие цели корпоративного праздника:
- формирование корпоративной культуры предприятия, раскрытие ее ценностей;
- поддержание корпоративного духа компании;
- проявление заботы руководства о коллективе;
- командообразование;
- награждение лучших работников и мотивация для остального персонала;
- обучение в игровой форме или дополнение к обучению и к командообразующим тренинговым программам;
- отдых, развлечение.
В приказе также можно сформировать следующие задачи корпоративного мероприятия:
- снять нервное напряжение после работы над сложным проектом;
- познакомиться с новыми работниками, партнерами и т.п.;
- поднять творческий потенциал работников;
- довести до сведения работников правила, нормы, ценности корпоративной культуры;
- наградить лучших работников;
- мотивировать работников к дальнейшей работе;
- расширить дружеские и деловые связи между работниками.
2. План (программа) проведения праздника. В нем указывают, какие мероприятия будут проведены, кто ответственный.
3. Первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Например, акты предоставленных услуг (в частности, в случае аренды помещения для проведения праздника), товарные чеки на приобретение подарков для работников. Если деньги выдавали под отчет, понадобится и авансовый отчет, и первичка, которые подтвердят понесенные расходы и т.п.
Корпоратив как часть рекламного мероприятия
В данном случае перечень документов значительно увеличится. Объясним, почему так. Предприятие вправе показывать расходы среди налоговых, если может доказать, что они связаны с хоздеятельностью, а также надлежащим образом оформлены первичные документы (пп. 14.1.27, п. 138.2, пп.пп. 139.1.1 и 139.1.9 НКУ). Учитывая то, что НКУ напрямую запрещает расходы на праздники относить к налоговым, и то, что расходы на рекламу относятся к расходам двойного назначения (пп. 140.1.5 НКУ), здесь следует особо тщательно:
- документально подтверждать связь расходов с хоздеятельностью. Мероприятие должно носить рекламный характер, то есть быть обязательно связанным с реализацией товаров (работ, услуг) предприятия. Для этого на него должны быть приглашены покупатели, потенциальные покупатели, представители фирм, с которыми сотрудничает предприятие и т.д. Не лишним будет предусмотреть для такого мероприятия раздачу рекламной продукции, листовок, брошюр и т.д., или указать, что реклама осуществляется путем устных объявлений и демонстраций во время мероприятия;
- позаботиться обо всех необходимых первичных документах, подтверждающих понесенные расходы.
Итак, попробуем совместить корпоративные и рекламные мероприятия документально.
На заметку!
1. При выборе данного варианта на корпоратив должны быть обязательно приглашены клиенты, заказчики, покупатели, поставщики (конечно, не все, но хотя бы некоторые) для демонстрации новой продукции либо новых моделей сотрудничества. Поэтому при оформлении документов следует использовать формулировки, которые бы показывали связь мероприятия с хоздеятельностью предприятия.
2. Если предприятие заключает договор с рекламным агентством, порядок подтверждения расходов на проведение мероприятия следует прописать в условиях договора. В договоре также обязательно нужно предусмотреть рекламу товаров, работ (услуг) предприятия.
Какие документы будут необходимы?
1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении рекламной акции(которая будет включать корпоратив). В нем следует указать цель мероприятия, дату и место его проведения, круг лиц, ответственных за организацию и выполнение подготовительных работ, сроки.
2. План (программа) проведения рекламного мероприятия. Данный документ является календарным планом мероприятий, направленных на подготовку рекламной акции. В нем указывают все рекламные приемы, которые будут использоваться при проведении рекламной акции (в случае организации корпоратива обязательно следует указать встречу с покупателями, потенциальными покупателями и деловыми партнерами), а также виды и количество продукции, которая будет использована во время этого.
3. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на рекламное мероприятие. В частности, ассортимент и количество собственной продукции, товаров, рекламных материалов и прочих материальных ценностей, которые предполагается использовать (раздать) во время проведения рекламного мероприятия, расходы на приобретение услуг или продукции у сторонних субъектов хозяйствования, необходимых для проведения рекламной акции.
Заметьте!
В смету расходов на проведение мероприятия включаются только те расходы, необходимость и законность которых обусловлена характером и спецификой мероприятия. Планирование расходов на проведение мероприятия осуществляется, исходя из продолжительности мероприятия и места его проведения, а также иной специфики.
Учитывая это, при желании завуалировать корпоратив под рекламное мероприятие не следует, например, в смету включать расходы на банкетный стол. Можно договориться и включить данные расходы (даже в первичных документах) в расходы на аренду помещения ресторана (тогда в смете будут указаны только расходы на аренду, что вполне допустимо при проведении рекламной акции).
4. Перечень приглашенных лиц на рекламную акцию, отправленные приглашения и ответы на них. Перечень приглашенных лиц — не совсем обычный документ для рекламной акции, но, учитывая желание показать расходы на корпоратив среди налоговых, он будет очень кстати. Такой перечень будет служить подтверждением того, что на праздничный вечер приглашены не только сотрудники, но и покупатели, потенциальные покупатели и деловые партнеры. Поэтому в данный перечень следует включить представителей организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения мероприятия заключены договоры (тех компаний, по адресу которых были выписаны документы по реализации после вечеринки), представителей предприятий-партнеров для повышения имиджа фирмы (это также цели рекламы).
5. Первичные документы, подтверждающие понесение расходов на рекламную акцию. Например, акты предоставленных услуг (в частности, в случае аренды помещения для проведения встречи), товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п. Если расходы были понесены в наличной форме подотчетными лицами, понадобятся и авансовые отчеты об использовании денежных средств, выданных под отчет. К отчету прилагаются соответствующие чеки, квитанции, прочие расчетные документы, подтверждающие расходы.
6. Отчет о фактических расходах на проведение рекламной акции. После проведения рекламной акции (корпоратива) лицо, ответственное за ее организацию и проведение, должно составить отчет о фактических расходах на проведение такого мероприятия. В последнем, в частности, сравнивают запланированные и понесенные по факту расходы. Такой отчет должен утвердить руководитель предприятия, после чего его передают в бухгалтерию.
Корпоратив как собрание коллектива, конференция
В данном случае также не обойтись двумя-тремя документами, их понадобится несколько больше. Связано это с тем, что следует доказать связь мероприятия с хоздеятельностью.
На заметку!
Если вы приняли решение доказывать, что расходам на корпоратив место среди налоговых на основании пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ (то есть это расходы на собрание или конференцию), следует немного притормозить. Действительно, на основании указанной нормы расходы на корпоратив можно отнести к налоговым, но если речь идет о незначительных суммах. Конечно, в каждой компании «свой предел средних расходов», но мы хотели сказать о том, что если небольшая компания потратит на годовое собрание (новогодний корпоратив), например, 50 тыс. грн, а до этого все админрасходы за год составляли около 20 тыс. грн, безусловно, это вызовет немало вопросов у проверяющих.
Какие же документы понадобятся тем, кто выбирает этот путь защиты налоговых расходов?
1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении годового собрания.Конечно, без цели приказа, ответственных за организацию мероприятия, даты и места его проведения не обойтись.
Здесь могут быть, например, такие цели как подведение итогов работы компании за год или презентация новых стратегий и решений в развитии компании и т.д.
Исходя из целей, задачами в приказе могут быть:
- в неформальной обстановке продуцировать новые идеи и выработать дальнейшую стратегию действий;
- поднять творческий потенциал сотрудников;
- достичь лучшего понимания персоналом концепции фирмы и ее истории, масштабов, целей и перспектив;
- подвести итоги за определенный период.
2. Программа проведения годового собрания. Данный документ должен содержать подробный перечень запланированных мероприятий с указанием даты и места их проведения.
3. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на проведение годового собрания.
Заметьте!
Здесь предупреждение аналогичное тому, что и в случае составления сметы расходов на рекламное мероприятие (корпоратив), — в смету расходов на проведение мероприятия включаются только те расходы, необходимость и законность которых обусловлена характером и спецификой мероприятия!
4. Первичные документы, подтверждающие понесение расходов на годовое собрание. Они в каждом случае индивидуальны. Например, акты предоставленных услуг, авансовые отчеты, товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п.
5. Протокол собрания. Для того чтобы никто не мог усомниться в том, что было проведено именно годовое собрание, следует утвердить протокол годового собрания.
6. Отчет о фактических расходах на проведение годового собрания. После проведения годового собрания (корпоратива) лицо, ответственное за его организацию, должно отчитаться о фактически понесенных расходах.
Корпоратив как встреча с делегациями (представительские расходы)
В случае маскировки корпоратива под встречу с делегацией следует оформить документы, которые необходимо предоставить миндоходовцам для подтверждения представительских расходов.
1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении официального приема с представителями делегации. Также обязательно отмечают цель приказа, ответственных за прием и сопровождение представителей делегации.
Здесь можно указать такие цели, как:
- общение, налаживание отношений;
- создание имиджа (как правило, перед внешними заказчиками, партнерами);
- заключение договоров.
Исходя из целей, задачами в приказе могут быть следующие:
- расширить деловые связи между предприятиями;
- укрепить связи между организацией и партнерами или клиентами;
- продемонстрировать устойчивое финансовое положение фирмы.
2. Программа приема делегации. Данный документ должен содержать подробный перечень запланированных мероприятий с указанием даты и места их проведения.
3. Приглашение представителей делегаций и их ответы. На наличии данных документов настаивают проверяющие органы, для того чтобы было подтверждение, что предприятие действительно пригласило представителей других компаний для переговоров, заключения договоров и т.д., а те дали согласие встретиться с представителями.
4. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на проведение приема представителей компаний.
5. Первичные документы, подтверждающие понесение расходов на проведение встречи с делегацией. Они в каждом случае индивидуальны. Например, акты предоставленных услуг, авансовые отчеты, товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п. Контролеры, в частности, называют акты выполненных работ, накладные на отпуск продукции, товаров со склада и прочие надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие связь таких расходов с хоздеятельностью предприятия, в частности, расходы на транспортное обеспечение, обеспечение переводчиком, если таковой не находится в штате, и т.п. (письмо Миндоходов Украины от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15). Аналогичная позиция контролеров была высказана в консультации в Базе знаний (подкатегория 102.07.20).
6. Отчет о фактических расходах на проведение официального приема. После проведения встречи с делегацией лицо, ответственное за ее организацию, также должно отчитаться о фактически понесенных расходах.
7. Договоры на куплю-продажу продукции, протокол о намерении заключения договоров и т.п. Если после мероприятия предприятие будет иметь такие документы, тогда у проверяющих уменьшатся сомнения касательно того, было ли мероприятие связано с хоздеятельностью предприятия.
8. Положение о представительских расходах. На некоторых предприятиях утверждают такое положение с целью определить, какие расходы может понести предприятие во время официальной встречи. Но при этом расходы, указанные в таком положении, не обязательно попадут в налоговые. Специалисты Миндоходов отмечают, что НКУ не дает права плательщику налога на прибыль самостоятельно определять перечень расходов, попадающих в налоговые, в частности, в Положении о представительских расходах (письмо Миндоходов Украины от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15).
Подытожим!
Ну вот мы и рассмотрели все наиболее распространенные варианты документального оформления корпоратива. С помощью наших рекомендаций можно будет смело отнести расходы на праздник к налоговым и воспользоваться правом на налоговый кредит. И даже если НКУ прямо не разрешает относить расходы на праздники к налоговым, это все же можно сделать. Однако нужно быть очень осторожными, чтобы проверяющие не имели возможности доказать обратное.
Вместе с тем советуем при маскировке расходов на корпоратив под рекламное мероприятие, подведение итогов года или официальный прием делегации:
- во-первых, не перегнуть палку с суммой таких расходов (ведь чем больше сумма — тем больше вопросов у проверяющих);
- во-вторых, все должным образом задокументировать и показать связь с хоздеятельностью. Ведь тогда проверяющие не смогут выдвигать свои претензии относительно документального необоснования расходов, да и суды будут на вашей стороне. Например, Киевский апелляционный административный суд в постановлении от 13.08.2013 г. по делу№ 826/2617/13-а не защитил налоговые расходы предприятия, которое отправило на итоговое собрание в Турцию своих работников, из-за того, что оно не предоставило: обоснований проведения производственного совещания в Турции; документального подтверждения связи поездки с хоздеятельностью предприятия; первичные документы, в которых утверждено техническое задание, определена цель поездки и т.д.
Анастасия НЕВСКАЯ,
бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»